Si un bénévole engage des frais pour répondre à une demande ou un besoin de son association, il peut se faire rembourser ses dépenses à conditions que celles-ci soient réelles et justifiées. Pour se faire, le bénévole à trois possibilités :

Le remboursement de frais réels
Le remboursement forfaitaire de frais
La réduction d'impôts

Le remboursement des frais réels
Le bénévole peut se faire rembourser des frais réels par l’association si les trois conditions ci-dessous sont réunies :
- Ces frais réels doivent répondre à des dépenses réellement engagées par le bénévole.
- Ils doivent être justifiés par des factures ou reçus (Il est conseillé de conserver ces justificatifs pendant au moins 4 ans).
- Ces frais doivent être cohérents et proportionnels à l'activité : toute demande de remboursement qui serait disproportionnée pourrait être considérée par le fisc comme un revenu et donc soumis à impôts.

Les bénévoles ne sont alors pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par leur association.

Le remboursement forfaitaire des frais
Pour des raisons de simplification administrative, une association peut décider de rembourser ses bénévoles sur des bases forfaitaires et non pas aux frais réels.
Cependant, cette méthode est à proscrire si l’approximation par rapport aux frais réellement engagés est difficile à prouver.
Elle est surtout intéressante pour les frais kilométriques et les forfaits repas pour lesquelles il est possible de se référer aux barèmes fixés par l'administration au début de chaque année civile.

La réduction d'impôts
Grâce à la loi du 6 juillet 2000 (article 41 de la loi n° 2000-627), un bénévole qui engage des frais dans le cadre de son activité associative, peut refuser d’être rembourser et bénéficier alors d’une réduction d’impôts. En effet, l’abandon de ses droits de remboursement est alors considéré comme un don fait à l’association.

Pour cela, quatre conditions doivent être remplies :

- Les frais déclarés pour le calcul de la réduction d'impôts doivent correspondre à des frais engagés au cours de l’activité bénévole pour une œuvre ou un organisme d'intérêt général. Ils ne doivent pas avoir fait l’objet de contrepartie pour le bénévole.
- Ils doivent être justifiés par des factures, détail du nombre de kilomètres parcourus, billets de trains...
- Ils doivent être répertoriés dans les comptes de l'organisme, et avoir fait l'objet d'un reçu délivré par l'association.
- L'abandon du remboursement des frais engagés doit être explicitement déclaré par le bénévole. Il peut s’agir, par exemple, d'une mention rédigée par le bénévole sur la note de frais. (exemple: Je soussigné ... certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ".)

La réduction d’impôt de l’abandon des remboursements de frais est assujettie aux mêmes réductions que les dons manuels.